 |
|
|
||||
|
||||||
|
 Ohjelmistoprojektit
Portaalin hyödyt1. Ajansäästö arkirutiineissa Tietotekniikan liiton teettämän tutkimuksen mukaan 8 % suomalaisten työntekijöiden työajasta menee tietotekniikasta johtuviin ongelmiin. Tämäkin työaika pystyttäisiin käyttämään hyödyllisemmin antamalla portaalin hoitaa tehtäviä jotka jouduttiin ennen tekemään moneen kertaan ja muuten hankalasti. Portaali mahdollistaa monien asioiden siirtämisen tehtäväksi itsepalvelun kautta, joka mahdollistaa tehtävien sujuvamman hoitamisen niin työtekijän kuin ylläpidon kannalta. 2. Puhelin- ja postimaksukustannusten väheneminen Hyvin toimiva portaalijärjestelmä tuo suoria kustannussäästöjä yksinkertaisesti vähentyneiden kirjeiden ja puhelinsoittojen määränä. Portaalin tehokkaiden hakuominaisuuksien tai rakenteen avulla tarvittava tieto tai dokumentti löytyy vaivattomasti ja sen jakaminen edelleen muille onnistuu helposti. 3. Personoitu portaali kaikille Jokainen järjestelmän käyttäjä saa portaalin avattua suoraan eteensä kaikki käyttämänsä tietojärjestelmät. Tämä tapahtuu heti selaimen avauduttua, jonka jälkeen voi siirtyä haluamaansa ohjelmaan suoraan, jotka pystytään määrittelemään käyttäjä ja ryhmäkohtaisesti. Ihmisillä on erilaisia tarpeita ja he käyttävät työssään eri ohjelmistoja - miksi sitten kaikille pitäisi tarjota samanlainen näkymä portaaliin? 4. Yhteistyön tehostuminen Hajallaan toimivan työyhteisön toimivuuden yksi suurista haasteista on ihan yksinkertaisesti välimatka. Sisäisessä käytössä oleva portaali ei poista tätä ongelmaa, mutta lieventää kylläkin sitä. Yhteisillä työkaluilla tehdyllä yhteistyöllä on hyvät edellytykset onnistua, jonka lisäksi uusien ideoiden ja käytäntöjen jakaminen työyhteisön kesken tehostuu. 5. Yksi käyttöliittymä – monta sisältöä Portaaliratkaisu tuo monien erilaisten ohjelmien sisällön yhteen samalla toimintalogiikalla toimivaan ympäristöön. Jos tästä toimintaympäristöstä onnistutaan tekemään vielä helppokäyttöinen kokonaisuus, on halutun tiedon käsittely mielekkäämpää kuin useita eri ohjelmien valikoita ja hakemistoja selaillen. 6. Portaali auttaa pitämään tiedot ajan tasalla Verkkosivujen ja muidenkin tietosisältöjen yksi suuri ongelma on tiedon ajantasaisuus. Tätä ongelmaa ei pysty ratkaisemaan pelkän tekniikan avulla. Toki portaalijärjestelmässä on olemassa työkaluja, joiden avulla tiedon ajankohtaisuuden pystyy toteamaan, mutta sisällöllinen ajantasaisuus riippuu kuitenkin aina käyttäjien aktiivisuudesta. 7. Kertakirjautuminen Tunnussanojen ja käyttäjätunnusten muistaminen alkaa muuttua haasteelliseksi, kun niitä on useita. Portaalin yksi keskeisistä hyödyistä on kertakirjautuminen. Käyttäjä antaa käyttäjätunnuksensa ja tunnussanansa ja on heti sisällä useissa muissakin tietojärjestelmissä. 8. Tehokas alusta, johon muita järjestelmiä liitetään Eri tietojärjestelmien yhteensovittaminen on yksi suurimpia teknisiä ongelmia. Monesti eri järjestelmät käyttävät keskenään erilaisia tiedontallennustapoja, jolloin pienikin yhteensovittaminen on työlästä. Kun tällaisia tietojärjestelmiä on käytössä useita, integroitavuuden merkitys korostuu. Modernin portaalialustan perusominaisuuksiin kuuluu ”alustamaisuus”, jota suunniteltaessa eri tietojärjestelmien integrointi on ollut keskeinen ominaisuus ja pidentää jo käytössä olevien ohjelmistojen käyttöikää. Tämän lisäksi portaalialusta on sopeutuvainen tulevaisuuden tarpeille tarvittaessa, jolloin yllättävienkin muutostarpeiden ilmaantuessa kaikkea ei tarvitse tehdä uudestaan. 9. Portaali on aina auki Suurin osa työstä on mielekästä tehdä työaikana ja omalta työkoneelta käsin. Joskus kuitenkin tulee eteen tilanteita, jolloin sähköpostiin ja muihin järjestelmiin tulee päästä käsiksi tien päältä tai hätätapauksessa jopa kotoa. Portaali on aina auki ja tietoihin pääsee käsiksi Internetin kautta käsiksi mistä tahansa. 10. Valmius sähköiseen asiointiin Sähköisestä asioinnista on puhuttu jo heti ensimmäisten verkkosivujen ilmaannuttua internetiin. Tilanne kunnissa ja muissa julkishallinnon organisaatioissa on kuitenkin yhä sellainen, että toimiva kuntalaisen ja viranomaisten välinen asiointi verkon välityksellä ei ole vielä yleistynyt. Perustuupa sitten lähitulevaisuuden vahvan tunnistamisen sisältävä sähköinen asiointi mihin tahansa teknologiaan, on se liitettävissä osaksi portaalia. |
|||||
